Jak zefektivnit práci: Pomůže třeba magnetická tabule či nástěnka

Nesnažte se držet všechny pracovní povinnosti pouze v hlavě. Snadno na něco zapomenete, a navíc se budete neustále cítit zahlceni úkoly. Máme pro vás několik tipů, které pomohou s organizací úkolů.

Práci si naplánujte a úkoly řešte postupně

Je důležité si úkoly a povinnosti nejprve náležitě naplánovat, zbytečně se nerozptylovat a soustředit se vždy na jednu věc. Až po jejím splnění se můžete pustit do vyřizování dalšího požadavku.

Při snaze o zvládnutí většího množství práce totiž snadno sklouznete k multitaskingu v dobré víře, že ji stihnete udělat rychleji. Obvykle však tento přístup vede k horší koncentraci a na konci dne často zbyde několik nedokončených úkolů. Zkuste raději dělat jednu věc po druhé podle jejich důležitosti. Vytvořte si tedy nejprve časový plán.

Nepodceňujte čas věnovaný přípravě na pracovní úkoly

Přemýšlíte-li o té hromadě úkolů, která vás příští den či týden čeká, může se snadno dostavit stres, který nepomůže ničemu. Ale pokud si jasně sepíšete, co všechno musíte udělat, jednotlivé povinnosti dostanou jasné obrysy a nebudou působit tak zmateně.

Zjistíte, že všechno se dá zvládnout budete-li postupovat systematicky. S efektivním plánováním pomůže třeba magnetická plánovací tabule. Její povrch je rozdělen na dílky, do kterých můžete zapisovat jednotlivé úkoly. Tabuli lze připevnit na stěnu tam, kde na ni uvidíte a snadno se k ní dostanete. Odkládací lišta na psací potřeby zajistí, že fixu pro zapisování úkolů budete mít stále po ruce. Stejně jako houbu, kterou snadno smažete už splněné povinnosti.

V pátek odpoledne nebo v pondělí ráno si vytvořte přibližný plán na další týden a snažte se zhruba odhadnout, kolik času vám jednotlivé úkoly zaberou. Buďte však realističtí: pokud si pro splnění jednotlivých úkolů vyčleníte nesmyslně krátký čas, přijde jen větší stres. Rozdělení větších projektů na jednotlivé menší úkoly a vytvoření plánu na každý den vám pomůže se v práci lépe orientovat.

Vyzkoušejte magnetickou tabuli s různými vychytávkami

S plánováním to ale nepřehánějte. Důležité je si ponechat časovou rezervu, abyste mohli pružně reagovat na případné změny. A možná zrovna nebudete mít náladu na naplánovanou práci. Pak je lepší se zaměřit na jiný úkol, který jste schopni v daný okamžik vyřešit efektivněji. Nepožadujte od sebe nemožné.

A pokud vám nevyhovují předem určené kolonky, řešením bude klasická magnetická tabule, jejíž plochu můžete využít podle sebe. Nejen na plánování, ale i na tvorbu myšlenkových map a dalších pomůcek. K rozlišení priorit úkolů můžete použít barevné fixy či pestré magnety. Dokoupit lze i magnetické štítky, šipky a další symboly. Pro připomenutí zásadních úkolů či fakt zase poslouží nástěnka.

Záleží i na organizaci stolu. Pomůže šuplíkový kontejner

Efektivitu dokáže ovlivnit i okolí a pracovní prostředí. Je váš kancelářský stůl zavalen papíry a dalšími předměty, které vám jen překáží a zbytečně poutají vaši pozornost? Pořiďte si šuplíkový kontejner, do kterého roztřídíte a naskládáte všechno co momentálně k práci nepotřebujete. Další možností je pak kancelářská skříň, která se hodí obzvlášť pro větší množství šanonů a dokumentů.