Několik tipů, jak vytvořit v open space kanceláři místo pro telefonování
Open space kanceláře, neboli obrovské prostory s mnoha pracovními místy, kancelářskými stoly kousek od sebe a často bez paravánů, to nevypadá jako prostor vhodný k telefonním hovorům s klienty.
Soukromí je v open space kanceláři nedostatkovým zbožím
Kanceláře bez zdí oddělujících jednotlivé skupiny zaměstnanců mají své výhody – umožňují třeba snadnou a rychlou komunikaci mezi zaměstnanci, kteří by si jinak museli volat, zdlouhavě psát e-maily nebo se dokonce navštěvovat v různých menších kancelářích.
Velký a otevřený pracovní prostor ale přináší i nevýhody. Jedna z nich se projeví právě při nutnosti telefonování například s klientem či dodavatelem. Hovor může rušit spolupracovníky, ale s problémy se většinou potýká hlavně telefonující. Vadí mu hluk kanceláře. Navíc mu telefonování před všemi spolupracovníky nemusí být příjemné.
Je samozřejmě možné zvednout se od stolu a vyřídit hovor někde jinde. Ale kde? Nabízí se kuchyňka či chodba. Takové řešení ovšem nebývá ideální. Zaměstnanec v tomto případě nemá přístup k počítači. Ten je občas potřeba, když s klientem probírá konkrétní čísla. Hodil by se tedy speciální prostor se stolem a židlí určený právě k vyřizování telefonických hovorů.
Vytvořte v rámci open space uzavřenou místnost či box
Asi nejlepším řešením tedy bude malá uzavřená místnost určená přímo k telefonování v soukromí. Taková telefonní budka by měla být samozřejmě akusticky dostatečně izolovaná na to, aby hovor nerušil ostatní, ale také aby telefonující měl uvnitř klid. Nezbytným vybavením je stůl a kancelářská židle. Zaměstnanec si tak může vzít notebook s sebou a hledat na něm během hovoru, cokoli je třeba. Nechte na stole také blok a tužku, i to se může hodit.
Telefonní budka může mít jen malé rozměry vhodné pro jednoho. Ale co když je potřeba uskutečnit konferenční hovor v přítomnosti několika zaměstnanců? Lepší je tedy vytvořit větší oddělenou místnost, kam se vejde více lidí.
I v rámci open space kanceláří lze vytvořit oázu ticha vhodnou k vyřizování telefonátů. V takové místnosti či boxu by neměl chybět stůl a židle, hodit se může i erární blok s propiskou na poznámky během hovoru.
